A kis- és középvállalatok (KKV-k) olyan költséghatékony ERP megoldásokat keresnek, amelyek összhangban vannak üzleti folyamataikkal és stratégiai céljaikkal. A legfontosabb elvárás, ami közös az összes KKV-ban, találni egy olyan terméket, ami könnyen használható, tanulható és fenntartható. Ebben a bejegyzésben végigvesszük azon cégek az elvárásait és használati követelményeit, amelyek élvezni szeretnék egy ERP rendszer előnyeit. Látni fogjuk, hogy a nagyobb ERP forgalmazók problémába ütköznek a használati igények kielégítése során, míg a kisebb ERP szolgáltatók - mint amilyen az abas is - évek óta fejlettebb felhasználói felületet (UI) képesek biztosítani.
 
Durva szavak a nagy ERP forgalmazókhoz
Egyszerűen használhatóak az ERP rendszerek? Intuitívak és logikusak? Könnyen megtanulhatóak? A felhasználói felület támogatja a gyorsaságot és a rugalmasságot a szervezeten belül? Amikor a nagy ERP forgalmazók reklámjait hallja, az összes kérdésre a válasz – IGEN. De nézzük meg, hogy valóban így van-e? 
Visszalépve néhány évet, egy 2007-ben íródott MIT’s Sloan Management Review cikk szerint “a vállalati rendszerek a nagyobb szervezeteknél nem váltották be azon ígéreteiket, miszerint teljesen beépülnek és intelligensen kézben tartják a bonyolult üzleti folyamatokat, mindeközben elég rugalmasak maradnak ahhoz, hogy alkalmazkodjanak a változó üzleti igényekhez.” Majd a cikk így folytatódik: “az ERP rendszerek a felhasználói felületek egy olyan változatos patchworkjét alkotják, amely több adatbázisra támaszkodik, sajátosan kifejlesztett és testreszabott folyamatokkal összekapcsolt.” Durva szavak ezek az ERP rendszerekre, különösen annak fényében, hogy olyan cégek, mint a SAP és az Oracle ennek szöges ellentétjét állították.
 
Öt évvel később egy 2012-es, Forrester Research által vezetett tanulmány következtetése szerint “a szegényesen megalkotott felhasználói felület jelentősen befolyásolja az ERP rendszer egészét. A rossz felhasználói felülettel kapcsolatos költségek az alkalmazás élettartama alatt magának az alkalmazás árának a többszörösét is elérhetik.” Ezzel egy még élesebb kritikát fogalmaztak meg a nagy ERP forgalmazókkal szemben, de a SAP és az Oracle ismét az ellenkezőjét hirdette saját rendszeréről.
 
Hibás ütemterv, hibás irány
Az az igazság, hogy sok ERP rendszer a kialakításánál fogva nehezen használható és hosszú időt vesz igénybe a végfelhasználói képzés, ami pedig elengedhetetlen a rendszer gördülékeny működéséhez. Ezen problémák visszavezethetőek arra, hogy az ERP rendszerek világosan követhető ütemterv nélkül fejlődtek. Természetesen nem állítjuk, hogy a nagyobb ERP forgalmazók nem alkalmaztak ütemtervet, inkább azt mondjuk, hogy különféle ütemterveik voltak az egyes termékekhez és szolgáltatásokhoz. Ez alatt azt értjük, hogy az egyes ütemtervek csaknem egy időben fejlődtek a termékekkel. Gyakran hiányoztak a felhasználói felület részletei vagy a teljes felhasználói élmény (UX) iránymutatói ezekből az ütemtervekből. Ennek a specifikusságnak a hiánya több útra is elvezette az ERP fejlesztőket, és arra kényszerítette őket, hogy olyan döntéseket hozzanak a felhasználói felületekről, amik ugyan kiszolgálják az egyes termékek igényeit, de nem feltétlenül egy egész felhasználói bázis igényeit. Ennek eredményeként a végfelhasználók jelentős hányada úgy érezte, hogy a nagy forgalmazók ERP szoftverei úgy viselkedtek, mint szervezetlen programok és eszközök halmaza, amit együttműködésre kényszerítettek.
 
Ha ehhez a rendszertelen növekedéshez hozzáadjuk azt a tényt, hogy egy ERP forgalmazó talán több támogató információs architektúrára épít, akkor máris úgy érezhetjük, mintha az ERP alkalmazás futóhomokra épült volna. Gondoljunk csak bele, milyen nehéz lenne a végfelhasználóknak megtanulniuk egy újonnan bevezetett ERP megoldást, ahol a pénzügyi-, a gyártási-, és az elosztó modulnak mind külön alapokon nyugvó információs architektúrái vannak. Bár a felhasználói élmény és az alapul szolgáló információs architektúra közötti összefüggés elég homályos, mégis lényeges kapcsolatról van szó.
 
Az információs architektúra az az alap, amire a felhasználói felület(ek) és a felhasználói élmény épülnek. A UX és az információs architektúra közötti kapcsolat befolyásolja, hogy a felhasználó hogyan tájékozódik lépésről lépésre a rendszeren belül, valamint növeli a felhasználó hatékonyságát. A UX/Architektúra kapcsolat része a felhasználó központú kialakítás alapelvének, ami egy átfogó és kiszámítható eredményt kínál használójának.
Emellett mindegyik modult külön cég fejleszthette, mielőtt átvette volna a SAP, Oracle vagy akár a Microsoft, aztán „összecsavarozták egy csomaggá”. Sajnos a nagy sietségben, hogy egy vadonatúj „csomagot” dobjanak piacra, a legtöbb nagy ERP forgalmazó a szervezetét és termékcsaládját vásárlással és nem fejlesztéssel növelte. Mondani sem kell, a végfelhasználók megérezték e szervezetlen növekedés hatását, amikor elkezdték használni az alkalmazást.
Csoda, hogy az ERP rendszerek rossz hírnevet szereztek? Meglepő, hogy sokan nehezen bevezethetőnek és bajosan használhatónak vélték őket? Változott valami az utóbbi időben?
 
Az ERP fejlesztők most már odafigyelnek, és megfigyelhető néhány változás. Viszont a nagyobb ERP
forgalmazók nehéznek találják átalakítani a masszív modulgyűjteményüket és funkcionális területeiket; bizonyára nehezebb is, mint a KKV-s ERP forgalmazóknak. Sok időbe és pénzbe fog kerülni a nagyvállalatoknak a már telepített és működésben lévő moduljaik jelentős részének újratervezése, újrafejlesztése és újratelepítése. A kisebb ERP forgalmazóknak ezen a területen előnyük van, mert gyorsabban képesek a felülvizsgálatra és a módosításokra.
 
Kis- és középvállalkozásokra összpontosító ERP forgalmazónak lenni önmagában még nem garantálja, hogy egy alkalmazás hasznos és hatékony is lesz. A KKV-k egy teljes megoldást igényelnek, amit a szükségleteikre terveztek, széleskörű funkciói vannak, elég rugalmas a testreszabás támogatásához, zökkenőmentes frissítési utat biztosít, többnyelvű/több valutát kezelő, egy egyszerű architektúrájú, intuitív, könnyen megtanulható és folyamatosan fejlődik az új technológiák megjelenésével. Nagyon sokan keresnek egy olyan teljes ERP megoldást, mint az abas Business Suite.
 
Tehát mire kell figyelnünk, amikor egy ERP rendszert értékelünk a felhasználói élmény és az egyszerű felhasználói felület tekintetében? Három tervezési elv a legfontosabb: Egyszerű használat A feladat-kritikus üzleti folyamatok támogatása Viszonylag könnyű fenntarthatóság és támogatás Emellett a három tervezési alapelv és az ütemterv mellett van három általános kritérium, amit az ERP alkalmazások értékelésénél figyelembe kell venni, a használhatóság tekintetében. A három kritérium a következő:
  • Rugalmas felhasználói felület. Egy rugalmas és intelligens felületet biztosít, ami megkönnyíti az ERP rendszer használatát, kevésbé bonyolult és sokkal könnyebb a frissítés a jövőbeli kiadásokkal.
  • Vállalati keresés. Mivel az ERP rendszerek általában igen terjedelmesek és különböző funkcionális területeket foglalnak magukba, egy embertől sem várható el, hogy átlássa a teljes programot. Éppen ezért lényeges, hogy legyen egy olyan vállalati szintű keresési lehetőség az ERP rendszeren belül, ami az összes modult és adatbázist felöleli.
  • Felhő adottságok. Valószínűleg az összes ERP rendszer ajánlani fog nyilvános, privát és hibrid felhő hozzáférési utakat a közeljövőben. Ez a tulajdonság növelni fogja a felhasználói élményt és a felhasználók nagy mennyiségű információhoz férnek majd hozzá a szervezeten belülről és kívülről is.
 
Az abas-szal díjnyertes szoftvert és korszerű technológiát kap kivételes bevezetéssel és oktatással. Az abas Business Suite-nak a folytonos frissítési stratégia is hasznos előnye, hiszen ezzel a rendszer hozzájárul használója sikerességéhez.
 
Az abas úttörő a fenntartható technológiák területén. Mindegy, hogy a hagyományos felhasználói felületet vagy az új Web Klienst (jelenleg csak az értékesítési modulhoz elérhető) használja, az abas Business Suite felhasználóinak elégedettsége kiemelkedően magas.
 
Ma a legtöbb cégnek olyan ERP rendszerre van szüksége, ami széleskörűen támogatja az üzleti folyamatokat és a szervezeti szükségleteket. Ez magában foglalja a dokumentumkezelést, a fejlett tervezést, az üzleti intelligenciát (BI), a projektkezelést és a mobil eszközökre történő adathozzáférést. Az abas Business Suite egy teljesen integrált megoldáscsomagot kínál ezekre a követelményekre, ami az abas API-ra (Alkalmazásprogramozási felület) épült. Így létrejött egy testreszabott, felhasználóbarát, teljes körű funkciókkal bíró ERP megoldás.

Ajánlott bejegyzések